Esta política explica como a Essentia trata dados pessoais no site essentia.ink e no sistema de gestão clínica, em conformidade com a Lei Geral de Proteção de Dados (Lei nº 13.709/2018 — LGPD), o Marco Civil da Internet e as normas do Conselho Federal de Psicologia sobre registro documental.
1. Quem é responsável pelos dados
Dados da sua conta (nome, e-mail, telefone, dados de cobrança): a Essentia é a controladora.
Dados dos pacientes (cadastro, agenda, prontuário, anamnese, documentos e financeiro): o psicólogo ou a clínica que usa o sistema é o controlador, e a Essentia atua como operadora, tratando esses dados apenas para prestar o serviço contratado e conforme as instruções do profissional.
2. Dados que tratamos
- Cadastro e acesso: nome, e-mail, telefone, senha (guardada com criptografia), CRP.
- Clínica: nome, endereço, equipe, serviços, horários e configurações.
- Pacientes: identificação (nome, CPF, contato), agenda, registros clínicos, anexos e dados financeiros — dados de saúde são dados pessoais sensíveis.
- Cobrança: plano, histórico de faturas e identificadores da Stripe (não guardamos o número do cartão).
- Uso e segurança: endereço IP, navegador, registros de acesso e de auditoria.
3. Para que usamos e com qual base legal
- Prestar o sistema contratado — execução de contrato (art. 7º, V).
- Prontuário e atendimento em saúde — tutela da saúde por profissional de saúde e cumprimento de obrigação regulatória do psicólogo (art. 11, II, "a" e "f").
- Cobrança e emissão de documentos fiscais — obrigação legal e contrato.
- Segurança, prevenção a fraudes e registros de acesso — legítimo interesse e Marco Civil (art. 15).
- Comunicações de marketing e cookies não essenciais — consentimento, que pode ser retirado a qualquer momento.
4. Com quem compartilhamos
Apenas com fornecedores necessários para operar o serviço (suboperadores):
- Supabase — banco de dados, autenticação e armazenamento de arquivos.
- Vercel — hospedagem do site e do sistema.
- Stripe — processamento de pagamentos da assinatura.
- Meta (WhatsApp) — envio de lembretes e confirmações, quando ativado pela clínica.
- Google — videoconferência (Google Meet) e métricas do site, quando usados.
Alguns desses fornecedores processam dados fora do Brasil. Nesses casos a transferência internacional segue o art. 33 da LGPD, com cláusulas contratuais e garantias de segurança. Nunca vendemos dados pessoais.
5. Segurança
Usamos conexão criptografada (HTTPS), isolamento de dados por clínica, controle de acesso por perfil, prontuário restrito ao profissional responsável, trilha de auditoria de leituras e alterações e cópias de segurança. Incidentes relevantes são comunicados aos afetados e à ANPD conforme a lei.
6. Por quanto tempo guardamos
- Conta e clínica: enquanto a assinatura estiver ativa e por até 6 meses após o encerramento, para permitir a exportação dos dados.
- Prontuário psicológico: pelo prazo mínimo de 5 anos exigido pela Resolução CFP nº 01/2009, sob responsabilidade do profissional, que pode exportar os registros.
- Registros de acesso: 6 meses (Marco Civil). Dados fiscais: 5 anos.
- Transcrições de sessão: pelo prazo definido pela clínica nas configurações de privacidade.
7. Cookies
Usamos cookies essenciais para manter você conectado e guardar suas preferências — sem eles o sistema não funciona. Cookies de métricas (como o Google Analytics) só são ativados se você aceitar no aviso de cookies. Você pode mudar sua escolha a qualquer momento pelo link "Cookies" no rodapé do site.
8. Seus direitos
Você pode pedir confirmação de tratamento, acesso, correção, anonimização, portabilidade, eliminação, informação sobre compartilhamento e revogação do consentimento (art. 18 da LGPD). Pacientes devem fazer o pedido primeiro ao seu psicólogo ou clínica, que é o controlador do prontuário; a Essentia apoia o profissional no atendimento.
9. Contato e encarregado (DPO)
Encarregado pelo tratamento de dados: Equipe de privacidade do Essentia — privacidade@essentia.ink. Respondemos em até 15 dias. Você também pode reclamar à Autoridade Nacional de Proteção de Dados (ANPD).
10. Alterações
Avisaremos por e-mail ou no sistema sobre mudanças relevantes nesta política. A data da última atualização fica no topo da página.